Informatique et responsabilité professionnelle

Le système informatique de votre cabinet d'avocats est-il fiable ? Sinon, vous pourriez, un jour ou l'autre, voir votre responsabilité professionnelle engagée pour ne pas avoir pris les moyens nécessaires pour protéger les informations confidentielles dont vous êtes, en tant qu'avocat, fiduciaire.

L’article 2.2 du Règlement Intérieur Unifié stipule notamment :

« Le secret professionnel couvre en toutes matières, que ce soit dans le domaine du conseil ou dans celui de la défense, et quels qu’en soient les supports, matériels ou immatériels (papier, télécopie, voie électronique…) […] »

La sauvegarde des données informatiques

Fin 2005 lors du salon du Management des Cabinets d’avocats, une enquête a été réalisée sur les habitudes de sauvegarde des cabinets :

• 52% des cabinets interrogés font une sauvegarde quotidienne, 20% toutes les semaines, 20% tous les mois. Au-delà de la semaine, vous prenez de forts risques, et une sauvegarde quotidienne est assez facile à mettre en place.
• 12% sauvegardent sur CD-ROM, 26% sur clé USB, 7% sur cartouches DAT, 26% sur un serveur local ou web, 11% sur DVD, 11% sur Zip, 2% sur disque dur externe, avec le problème du stockage sécurisé de ces supports externes.

Quelques témoignages d’utilisateurs:

« Pas de grosse panne jusqu’à présent, mais mes sauvegardes m’ont permis maintes fois de récupérer un fichier effacé par erreur ou perdu) ».

« Nos données informatiques sont sauvegardées chaque midi et stockées à l’extérieur par internet; en cas de pépin important nous pouvons redémarrer un poste utilisateur - ou tout le cabinet au pire - n’importe où, sur n’importe quel poste ».

Aller plus loin… le bureau virtuel:

Au delà de la sauvegarde et en utilisant la sauvegarde par internet, il est intéressant pour certains d’utilisateurs d’avoir leurs informations accessibles de n’importe où, sur n’importe quel poste de travail, avec identification bien entendu.

Il s’agit d’imaginer que votre disque dur est copié en permanence sur un serveur internet dédié et sécurisé. Dès lors, lorsque vous éteignez votre ordinateur au bureau le vendredi soir, vous pouvez envisager - sans ordinateur portable, ni copie de fichiers - de travailler de chez vous samedi matin en ayant tout à disposition.

Quel est l’avantage de la sauvegarde en ligne par rapport aux autres modes de sauvegarde ?

Face aux risques tels que virus, incendies ou vols de matériel informatique, le service de sauvegarde externalisée Sauvegardes-en-ligne permet d’assurer aux juristes la protection des données sensibles de leur poste de travail (actes officiels, données financières, rapports confidentiels…).
Contrairement aux modes de sauvegarde classiques (clés USB, CD-Rom, disque externe, DAT…) les données sauvegardées automatiquement sur nos serveurs sécurisés sont à l’abri de toute détérioration, vol ou perte matérielle.

La sauvegarde des données sur un serveur distant utilise le canal internet. Elle nécessite une bonne connexion ADSL, mais permet d’utiliser un logiciel qui sauvegarde en tâche de fond, sans intervention de l’utilisateur, gage d’une sauvegarde systématique. De plus, les données sont accessibles de n’importe où dans le monde grâce à connexion internet : utile pour travailler à distance (évidemment avec un accès sécurisé) et surtout, vos données sont toujours à l’extérieur, dans des salles spécialisées, ce qui découple le risque d'exposition aux sinistres survenant au bureau.

Un peu plus cher qu'un support «classique», mais beaucoup plus fiable… Seul inconvénient psychologique - il faut accepter de confier ses informations à l’extérieur. Cependant qui garde encore chez lui son bien le plus précieux .... son argent ?.

Comment pouvez-vous assurer la confidentialité totale des données sur les serveurs lors des transferts

Avec Sauvegardes-en-ligne, le cryptage des données permet de sécuriser la mise en oeuvre du service ainsi que l'accès aux données sauvegardées. Afin d'assurer la confidentialité des échanges, les données sont cryptées avant d'être transférées vers nos serveurs, via un flux Internet également sécurisé. Les données stockées sur les serveurs ne peuvent être lues que par le détenteur de la clé d'accès.

La sauvegarde en ligne est-elle facile d’utilisation?

Après un paramétrage – assez simple à réaliser – du logiciel de sauvegarde, les sauvegardes se feront de manière quotidienne et automatique. Aucune intervention de l’utilisateur n’est nécessaire, les données sont transférées de manière transparente sur nos serveurs. Le système fournit un reporting régulier des tâches de sauvegardes ce qui en réduit le suivi au strict nécessaire.

Votre plan de sauvegarde:

• Planifiez une sauvegarde quotidienne et vérifier au moins deux fois par semaine que les sauvegardes se sont bien déroulées au moyen du journal émis par le logiciel de sauvegarde.
• Automatisez : vous pouvez toujours sauvegarder manuellement, mais si vous ne procédez que de cette manière, tôt ou tard vous n’aurez pas le temps ou oublierez. Utilisez donc les planifications du logiciel qui n’oublient rien…
• Diversifiez vos sauvegardes : il n’est pas inutile d’avoir plusieurs modes de sauvegarde, comme par exemple une sauvegarde quotidienne et une sauvegarde hebdomadaire propres aux archives.
• Les sauvegardes doivent être stockées dans un autre lieu que votre cabinet pour éviter qu'elles subissent les mêmes sinistres que les originaux : cambriolage, incendie, inondation… Le stockage sur des serveurs externes – où elles sont sécurisés et cryptées - est la meilleure réponse à ce besoin : les mettre chez vous, dans votre voiture ou chez un salarié n'est pas la meilleure garantie contre le vol ou les indélicatesses…
• Ce sera simple à réaliser et à suivre, vous gagnerez des heures de travail (en cas d’effacement accidentel, de panne d’un ordinateur ou de sinistre) en redémarrant votre activité immédiatement. Et ça, ça n’a pas de prix…